Jira für Nicht-Techniker – Teil1: Boards

Boards und was man damit machen kann

Einleitung

„Agilität“ ist eines der großen Schlagworte unserer Zeit. Weg mit dem Alten, Versteiften, Verkopften, Reaktiven, peinlich genau Durchgeplanten und -getakteten, Hierarchischen, Unflexiblen – und hin zu schlanken, beweglichen, anpassungsfähigen und resilienten Strukturen, die es schaffen von unserer durch die Digitalisierung immer schnelllebigeren, sich stetig wandelnden und neu definierenden Umwelt nicht nur nicht überrollt zu werden, sondern darin sogar als aktiver Spieler aufzutreten, die Zeichen der Zeit zu lesen und eigene Innovationen voranzutreiben.

Durch die zentrale Funktion, die die Zunft der Softwareentwicklung in dieser umgreifenden Transformation als gleichwohl ermöglichender wie treibender, gleichzeitig aber auch betroffener Akteur einnimmt, ist es wenig verwunderlich, dass die meisten modernen Werkzeuge, Konzepte und Methodiken ihren Ursprung ebendort verorten – so auch das branchenübergreifend beliebte, berühmte und berüchtigte Jira von Atlassian.

Durch die voranschreitende Digitalisierung und die damit einhergehenden Möglichkeiten und Notwendigkeiten hält die Agilität aber auch in etablierteren Branchen Einzug, und so ist heute kaum noch jemand davor gefeit, sich mit Dingen wie „Sprints“, „Scrum Meetings“ oder „Boards“ auseinanderzusetzen, und sich die Werkzeuge anzueignen, die damit einhergehen.

Um Ihnen auf Ihrem Weg durch die Wirrungen und Windungen des agilen Managements und der Jira Software ein Leuchtfeuer zu sein, wollen wir uns in dieser Miniserie mit einigen der Funktionen der Jira Software auseinandersetzen, Begrifflichkeiten klären und sinnvolle Einsatzmöglichkeiten dafür aufzeigen.

Thema heute: Boards und was man damit machen kann.

Boards – Herkunft und Möglichkeiten

Boards – zu Deutsch „Tafeln“ – sind im agilen Kontext eine Möglichkeit zur gleichzeitigen Visualisierung der durchzuführenden Arbeiten in einem gewissen Bereich (Projekt, Betriebsprozess, Abteilung, …) einerseits sowie des Status, in dem sie sich geraden im Prozess der Abarbeitung befinden – etwa „Offen“, „In Arbeit“, „In Begutachtung“, „Warten auf Rückmeldung“, etc. – andererseits.

Wie man anhand des Namens vielleicht schon ahnen kann, fand diese Art der Darstellung ursprünglich vor allem auf Whiteboards Anwendung, die sich physisch in den Räumlichkeiten eines Teams befanden, das gemeinsam an den Aufgaben auf dem Whiteboard arbeitete. Ohne viel Aufwand wurden dafür auf das Board so viele Spalten gemalt wie es Arbeitsschritte pro Aufgabe gab. Die Aufgaben wurden dann auf Kärtchen niedergeschrieben und anschließend am Whiteboard in der richtigen Spalte befestigt – magnetisch, als Klebezettel, oder auf jede andere erdenkliche Art. Zusätzlich zur eigentlichen Aufgabe kann man dann noch allerhand Metainformationen auf dem Kärtchen notieren – Schätzungen zum Umfang, Namen des Zuständigen oder Infos zu benötigten Rückmeldungen. Wenn die Bearbeitung einer Aufgabe dann voranschreitet, kann man das Kärtchen einfach nehmen und in die nächste Spalte ziehen. So ist für jeden im Team jederzeit einfach ersichtlich, wieviel gerade zu tun ist, und wie weit die Abarbeitung der Aufgaben vorangeschritten ist.

Auch heute ist diese physische Ausprägung eines agilen Boards, wo möglich, noch durchaus beliebt. Durch die zunehmende Virtualisierung der Arbeitsräume sind diese aber in vielen Fällen schlicht keine Möglichkeit mehr, wenn das Team nicht an einem physischen Ort versammelt ist – und genau hier kommen dann Softwaretools wie Jira zur Hilfe. Mit dessen Unterstützung kann man einfach digitale Boards als virtuelle Abbildung von physischen Boards erschaffen – mit Spalten, die den einzelnen Arbeitsschritten der Aufgaben entsprechen, und virtuellen Kärtchen, die man von einer in die nächste Spalte ziehen kann. Für Jira-Kenner: Die Kärtchen entsprechen dabei einzelnen Tasks, die Spalten sind die verschiedenen Status, und wenn man sie von einer in die nächste Spalte zieht, wird dabei eine Transition angestoßen.

Zusätzlich zu dem, was man mit einem physischen Board machen kann, bietet das virtuelle Board aber noch alle möglichen zusätzlichen Funktionen, die nur im virtuellen Raum möglich sind: Man kann die Kärtchen filtern, nach bestimmten Aufgaben suchen, ganze Romane als Kommentar anfügen, virtuelle Links hinzufügen, den zuständigen per Mail informieren lassen, und vieles mehr. So ist es zum Beispiel auch möglich, automatisch Folgeaufgaben anzulegen, sobald eine Aufgabe abgeschlossen wird – mehr dazu erfahren Sie in einem unserer nächsten Blogeinträge.

Scrum? Oder doch lieber Kanban?

Wenn Sie jetzt sogleich in Ihre Jira Instanz gehechtet sind, um sich an Ihrem ersten Board zu probieren, sind Sie dabei gleich mal vor eine Weggabelung gestellt worden: Was wollen Sie denn für ein Board haben? Scrum? Oder doch lieber Kanban? Was soll das denn sein?

Nun – über die unterschiedlichen Herangehensweisen von Scrum und Kanban könnten Theoretiker der Agilität ganze Abhandlungen schreiben (und haben das auch schon getan). Die wollen wir Ihnen hier an dieser Stelle ersparen. Wir werfen uns lieber gleich in die für Agilitäts-Profis wie -Novizen gleichermaßen drängende Frage: Macht’s im Jira denn einen Unterschied?

Doch auch diese Frage ist so konkret eigentlich gar nicht so einfach zu beantworten. Im Grunde funktionieren beide Board-Arten gleich, man kann sie ident konfigurieren und idente Ergebnisse damit erzielen. Der Unterschied: Scrum ist Sprint-orientiert, Kanban prozessgetrieben. Konkret heißt das, dass sie für ein Scrum-Board Ihre Aufgaben in zeitlich aufeinanderfolgende Einheiten gruppieren müssen, beispielsweise wochenweise. Das machen Sie in einer vom Board getrennten Oberfläche. Im Board sehen Sie dann immer nur die Aufgaben, die der aktuellen Woche zugeordnet wurden. Im Kanban-Board sparen Sie sich diese Einteilung. Sie sehen dafür im Umkehrschluss immer alle für das Board relevante Tasks, was je nach Fall überfordernd sein kann. Zu entscheiden wann das eine und wann das andere sinnvoller ist, ist eine Kunst in sich. Letztendlich hängt es aber hauptsächlich davon ab, mit welcher Logik Sie und Ihr Team sich einfacher zurechtfinden. Die technischen Unterschiede sind marginal.

Fazit

Boards generell, und im Speziellen virtuelle und mit Automatisierungen versehene Boards, sind eine hervorragende Möglichkeit, um Teams einer überschaubaren Größe, die gemeinsam einen Topf an ähnlichen Aufgaben abarbeiten, in ihrer internen Organisation zu unterstützen.  Mit ihnen erübrigt sich die Notwendigkeit, händisch und jeder für sich eine Liste an offenen Aufgaben zu führen. Das kann in sich schon einem großen Quell potentieller Verwirrungen und Missverständnissen den Schwung nehmen. Auch übergangene Aufgaben und aufgrund von Missverständnissen doppelt durchgeführte Tätigkeiten werden mit ihnen der Vergangenheit angehören.

Als IT-Dienstleister ist Jira schon lange unser tägliches Brot. Profitieren Sie von unserer gewonnenen Erfahrung, und lassen Sie uns gemeinsam Ihr erstes Board aufsetzen!

Bleiben Sie am Ball, und erfahren Sie einem unserer nächsten Blogeinträge mehr zu den vielen faszinierenden Facetten Jiras.