Matthias K.
Es ist wieder Zeit für Jira! Dies ist der zweite Teil unserer Miniserie zu den Funktionalitäten der Jira Software, den dahinterliegenden Begriffen und Konzepten und der Erörterung all der sinnvollen Wege, wie Sie all das in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Im ersten Teil (Link) haben wir uns schon mit agilen Boards und der Visualisierung Ihrer Arbeitsaufgaben und -prozesse beschäftigt. Diesmal wollen wir uns mit einem anderen Aspekt des digitalen Taskmanagements auseinandersetzen und Ihnen Möglichkeiten vorstellen, wie Sie Jira bei der automatisierten Erstellung neuer Aufgaben unterstützen kann.
Warum und wozu?
Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wozu Sie das überhaupt brauchen sollten. Automatisiert Aufgaben erstellen. Bis jetzt sind Sie ja auch mit der manuellen Erstellung zurechtgekommen, so lange dauert das ja gar nicht einen neuen Task anzulegen, und überhaupt, wie soll denn Jira wissen, welche Aufgaben Sie im Unternehmen erledigen sollen, wann was zu tun ist und wer dafür zuständig ist?
Nun, das sind tatsächlich gute Fragen. Fragen, auf die Sie in jedem Fall für sich individuelle Antworten finden müssen, bevor Sie sich an die Automatisierung wagen – denn Automatisierung ist immer ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite bietet sie das Potential zur Vereinfachung, Verschlankung, zur Eliminierung repetitiver und eintöniger Tätigkeiten, bietet Sicherheiten gegen sich einschleichende Fehler und schützt davor, auf einzelne Tätigkeiten und Arbeitsschritte zu vergessen. Auf der anderen Seiten bringen IT Systeme jedoch generell, durch die Natur der Sache, immer zu einem Stück weit die Notwendigkeit mit sich, Arbeitsweisen zu vereinheitlichen und standardisieren, erschweren Abweichungen von einem vorgegebenen Vorgehen wenn sich die Rahmenbedingungen ändern oder Unvorhergesehenes passiert, und können bei mangelhafter Ausführung zu einer Überflutung mit unbrauchbaren Tasks und einer effektiven Erschwerung Ihrer Arbeit durch erhöhte „Störgeräusche“ führen, die Sie dann erst recht wieder manuell durchforsten müssen.
Bevor Sie also mit den hier vorgestellten Tools starten, sollten Sie sich gut durchdenken, welchen Prozess Sie hier gerade automatisieren, an welchen Stellen die Arbeitsabläufe gefestigt genug sind, um sie „in Code zu meißeln“, und welche Freiheiten Sie sich bei der Abarbeitung behalten wollen.
Wenn das alles geklärt ist, und Sie mit einem technisch sauberen Automatisierungskonzept sichergestellt haben, dass dadurch keine negativen Nebeneffekte auftreten, finden Sie im Folgenden einen Auszug hilfreicher Funktionen und Erweiterungen, die Ihnen dann bei der weiteren Umsetzung gelegen kommen könnten.
The Scheduler
Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung der Jira Software, die speziell auf die zeitgesteuerte Erstellung wiederkehrender Tasks ausgelegt ist. Besonders hilfreich ist dieses Tool, um sich selbst wie seinen Kollegen und Mitarbeitern Erinnerungen für regelmäßig durchzuführende Administrations- und Wartungstätigkeiten zu stellen, die im Gegensatz zu einfachen Kalendereinträgen den zusätzlichen Nutzen haben, gemeinsam mit allen Ihren anderen Tasks regulär abgearbeitet werden zu können.
So vergessen Sie nie wieder darauf, die Backups Ihrer Server zu kontrollieren, mit den Vorbereitungen des Rechnungsabschlusses für das ablaufende Jahr zu beginnen oder den Projektfortschritt für Ihre aktuellen Projekte zu aktualisieren.
Die Erweiterung finden Sie hier: https://marketplace.atlassian.com/apps/37456/the-scheduler
Workflow Transitions
Eine Jira-native Möglichkeit, neue Tasks automatisiert zu generieren, stellen die Workflow Transitions dar. Für diejenigen, die nicht so sehr mit dem technischen Aufbau von Jira vertraut sind: Workflow Transitions definieren, von welchem Status Sie Ihre Tasks in welchen anderen Status bringen können, welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, und – für dieses Thema speziell relevant – welche zusätzlichen Aktionen während des Übergangs angestoßen werden soll.
Damit ergibt sich die oft hilfreiche Möglichkeit, automatisch Folgeaufgaben zu erzeugen, wenn bestimmte Dinge bei anderen Aufgaben passieren. So können Sie zum Beispiel automatisch eine Aufgabe erstellen, um die Bezahlung eines Kundenauftrags abzuhandeln, nachdem die beauftragte Tätigkeit erledigt ist, oder eine Aufgabe zum Start der Tätigkeiten, nachdem die Aufgabe zu einem Kundengespräch zu einer erfolgreichen Beauftragung geführt hat. Die Möglichkeiten sind vielfältig, entscheidend ist, was innerhalb Ihrer Geschäftsprozesse sinnvoll erscheint.
Generierung aus eingehenden E-Mails
Ebenfalls eine Jira-native Möglichkeit ist die Generierung neuer Tasks aus eingehenden Mails. Das ist besonders hilfreich, um Nachrichten von externen Kontakten reibungsfrei zur weiteren Bearbeitung in Ihr Jira-System zu bekommen, wie das beispielsweise bei Support-Mailadressen der Fall ist, an die Kunden Anfragen schicken können. Aber auch die Integration Ihres Jira-Systems in andere interne Anwendungen oder bestehende Abläufe, die bereits Mail-basiert abgewickelt werden, ist so möglich. Denkbar ist zum Beispiel die Aufnahme von Urlaubsanfragen oder Krankmeldungen für die organisatorische Abwicklung.
Um diese Funktionalität einzurichten, müssen Sie lediglich Ihren Mail-Server und die entsprechende Mail-Adresse im Administrations-Bereich hinterlegen und definieren, welcher Aufgabentyp in welchem Projekt für eingehende Mails angelegt werden soll.
Fazit
Jira bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, automatisiert Tasks erzeugen zu lassen. Über viele Schnittstellen ist es möglich, passgenau für Ihre Geschäftsprozesse und Ihre bestehende Systemlandschaft Wege zur Integration von Jira zu finden, und Sie so bei der effizienten und reibungsfreien Organisation Ihrer zu erledigenden Aufgaben zu unterstützen.
Sind Sie sich noch nicht sicher, was für Sie nützlich ist? Oder können wir Ihnen bei der Umsetzung Ihrer Jira-Automatisierung behilflich sein? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie es uns in einem gemeinsamen Beratungsgespräch herausfinden!
